Ada Apa dengan BUDI (IIIb)

Persiapan Keberangkatan 



Seperti janji saya sebelumnya, saya akan bercerita tentang dokumen-dokumen yang harus dilengkapi untuk keberangkatan lanjut studi ke luar negeri-Jepang- di luar yang berhubungan dengan kampus. Untuk dokumen yang berhubungan dengan kampus, silahkan dibaca di kisah sebelumnya.

Dokumen-dokumen non kampus ini sebenarnya hanya 3 saja yang dibutuhkan yaitu paspor, CoE dan visa. Untuk kasus saya, karena saya adalah awardee yang berstatus sebagai pengajar maka urusan perpasporan saya masukkan ke bagian yang berhubungan dengan kampus. Beda halnya dengan pengurusan paspor suami dan dua bocah-bocah saya. Sedari awal meniatkan diri lanjut studi ke negerinya Batosai, saya sudah bersepakat dengan suami akan menempuh bersama-sama sedari awal perjuangan ini. Jadi -jika kebanyakan awardee membawa keluarga 3 hingga 6 bulan kemudian-, saya justru nekat membawa keluarga bersama-sama dari awal. Kok nekat? Mungkin itu pertanyaannya. Yah nekat menurut bapak saya, karena kebanyakan teman-teman (dan hampir semua senpai di tempat saya melanjutkan studi menggunakan opsi ke-2, sehingga mereka menyarankan melakukan opsi ke-2 juga), namun dengan berbekal om google, saya percaya bisa berangkat bersama.

Jadi kembali ke dokumen. Kita anggap masalah paspor sudah selesai. Untuk anak dan suami, karena tidak dalam rangka dinas dan kerja, maka mereka menggunakan paspor hijau. Untuk masalah visa, untuk suami dan anak, karena mereka adalah pendamping dan tidak memiliki guarantor di negara tujuan, maka visa yang mereka apply adalah visa visit yang bersifat temporal, dalam hal ini visa wisata yang memiliki limit 3 bulan sejak diterbitkan. Nah yang mulai banyak membutuhkan dokumen adalah pengurusan visa saya, karena saya dalm status sebagai pelajar, maka visa yang harus saya apply adalah visa dependent, dan untuk mendapatkan visa dependent itu harus menyertakan CoE dari imigrasi negara yang ingin kita tuju

CoE (Certificate of Eligibility)

CoE

Seperti yang tertera pada Certificate of Eligibility di atas, CoE ini nantinya akan dibutuhkan saat pengurusan visa dan akan diminta oleh pihak imigrasi di negara tujuan saat kita tiba nantinya. Untuk mendapatkan surat sakti ini, kita harus mengajukan dengan cara mengisi beberapa form dengan melampirkan beberapa berkas. Contoh isian form application for CoE dapat dilihat pada gambar di bawah, sementara template application for CoE dapat diunduh di sini

Application for CoE

                                             
Bersama dengan form di atas, dilampirkan berkas-berkas syarat tambahan lainnya (karena saya dalam misi tugas belajar, maka selain paspor, pas photo, juga LoA, LoG (letter of guarantee) dan LoS (letter of sponsorship)). Kedua letter terakhir adalah semacam surat garansi masalah keuangan kita nantinya di sana. Kedua surat ini diterbitkan oleh lembaga sponsor beasiswa-dalam kasus saya LPDP-.

LoG

LoS

Normalnya, CoE kita akan terbit 3 pekan setelah mereka mendapatkan segala dokumen prasyarat untuk CoE, namun terkadang juga lebih cepat. CoE ini penting sebagai bagian syarat pengurusan visa. Jadi, sebaiknya setelah pengumuman beasiswa muncul, segera mungkin mengurus surat ini. Dalam kasus saya, karena kami (saya dan kedua teman yang lolos bersama dari BUDI LN ke Ehime university) berpikir kalau dokumen prasyaratnya adalah paspor biru, sehingga proses pengurusan CoE ini kami tunda lebih sebulan (ternyata,menggunakan paspor hijau pun bisa sebagai prsayarat).

Setelah CoE di tangan, barulah kami mengurus visa di Konsulat Jenderal Jepang di Makassar (pengurusan visa, sesuaikan dengan wilayah kerja konsulat masing-masing, lihat link Konjen di Indonesia). Untuk pengurusan visa, saya mengambil visa dependent yang merupakan bagian visa khusus dengan adanya CoE ini. Untuk penjelasan tentang jenis-jenis visa ke Jepang dan syaratnya dapat dilihat di sini. Untuk syarat-syaratnya, secara umum adalah paspor, CoE, form, photokopi KTP. Namun terkadang di beberapa konjen memberikan prasyarat tambahan seperti untuk Makassar -untuk visa khusus-, saya diminta untuk melampirkan LoA, LoG, LoS, exit permit, pas photo, surat keterangan bekerja dari instansi/izin dari tempat kerja, serta tiket berangkat. Normalnya, visa akan selesai 3 hari setalah apply dokumen.

Sebelumnya : Ada Apa dengan BUDI (III)