Ada Apa dengan BUDI (III)

Persiapan Keberangkatan

Setelah bercerita tentang proses pendaftaran BUDI LN di postingan sebelumnya (baik berkas maupun wawancara), maka cerita yang ini akan berbagi tentang persiapan-persiapan keberangkatan ke negara tujuan.

Dinyatakan lulus menjadi bagaian keluarga awardee BUDI LN adalah berkah Allah yang sangat istimewa tahun lalu, namun bukan berarti akhir dari perjuangan, tapi awal sebuah perjuangan dan kerempongan mengurus berkas-berkas  (hehehe, kerempongannya yang membahagiakan). 

Berkas-berkas ini secara umum saya kelompokkan menjadi 2 bagian yaitu berkas untuk kampus tempat saya mengabdi dan berkas non kampus. Untuk berkas non kampus akan saya ceritakan pada artikel berikutnya.

Berkas untuk kampus tempat mengabdi

1. Surat rekomendasi tugas belajar dari institusi

2. Surat perjanjian tugas belajar

3. Surat pernyataan tidak menerima beasiswa lain

4. Surat pernyataan bersedia pulang

5. Surat penugasan dari Dikti

6. Exit Permit

7. SP (Surat Persetujuan) Setneg (Sekretariat Negara)

8. Paspor Dinas

• Mengisi daftar riwayat hidup
• Melampirkan surat undangn/sponsor (dalam kasus saya LoA)
• Mengisi form permohonan paspor (exit permit dan CV)
• Pas photo berlatar putih
• Legalisir kartu pegawai dan SK pangkat terakhir

Form 1 permohonan paspor

Form 2 permohonan paspor

Berkas 1-4 merupakan salah satu syarat dari kampus untuk penerbitan surat penugasan tugas belajar dari Dikti -dan ini wajib diselesaikan sebelum berangkat-. Surat penugasan ini sendiri ada bermacam-macam jenisnya sejak dari awal pendaftaran BUDI LN. Jadi dimulai dari surat izin mendaftar beasiswa BUDI LN (untuk seleksi berkas), surat ijin mengikuti wawancara (untuk sesi wawancara), surat ijin mengikuti pembekalan pra keberangkatan (untuk pembekalan pra keberangkatan), dan surat rekomendasi tugas belajar dari isnttusi (untuk penerbitan surat tugas dari DIKTI). Ke empat surat yang saya sebuutkan ini semuanya dikeluarkan oleh institusi (konsepnya ada yang berjenjang dan ada yang langsung, tergantung kebijakan institusi masing-masing).

Berkas 6-8 adalah berkas satu paket menurut saya. Paspor dinas dapat terbit jika berkas 6 dan 7 sudah kelar. Berkas 6 nantinya digunakan dan akan diminta saat pengurusan visa nantinya, sementara no 7 dan 8 juga merupakan berkas untuk keperluan penerbitan surat tugas dari Dikti. Berkas no 7 dan 8 juga nantinya akan diminta oleh KBRI di negara tujuan saat tiba untuk keperluan lapor diri nantinya

exit permit

sp setneg

Untuk exit permit, yang harus diperhatikan adalah nama, no paspor dan date of departure. Untuk nama dan no paspor harus sesuai dengan nama dan no paspor kita (karena banyak kasus teman-teman yang datanya salah akhirnya berbuntut pada paspor dinas yang salah). Sementara date of departure akan berhubungan dengan pengisian permintaan visa nantinya. Untuk lebih mengetahui tentang sp setneg, exit permit dan paspor dinas dapat dilihat dari pemaparan ibu Fine dari Dikti di sini, sedangkan untuk penjelasan tentang tugas belajar, penjelasannya dapat dibaca di sini.

Sebelumnya : Ada Apa Dengan BUDI (II)

Selanjutnya: Ada Apa dengan BUDI (IIIb)